Proyecto, la clave para convertir ideas en resultados

Hace unos cuantos días tuve la oportunidad de conversar con Ricardo, un conocido de mis días como director de una incubadora de negocios. Ricardo me contactó con la finalidad de platicar sobre algunos nuevos proyectos que quería emprender : “¡Victor! tengo tantos proyectos que quiero iniciar, pero me siento abrumado, no se por donde empezar y esta vez no quisiera abandonarlos a medio camino”, me dijo con mucho entusiasmo y un poco de angustia. Mientras conversaba con él no pude evitar darme cuenta que su problema era algo que he observado constantemente en mi carrera: “Muchas personas desconocen lo que es realmente un proyecto y su utilidad para ayudarles a alcanzar metas”. Para que no te pase lo mismo, en este artículo te explicaré de manera sencilla pero efectiva qué es realmente un proyecto y por qué entenderlo bien puede marcar la diferencia entre alcanzar el éxito y quedarte estancado.

“Tengo un proyecto para producir X cosa”, “mi proyecto es vender tal o cual producto” o “tengo un proyecto diferente a todo, algo único”. Son algunas de las frases que como consultor y asesor de proyectos escucho frecuentememnte. Suenan ambiciosas y muestran la confianza de las personas, (en cierta medida eso es bueno) pero en realidad ¿son proyectos o simplemente están hablando de ideas? Muchas personas creen que iniciar algo nuevo y ponerlo en papel ya es un proyecto, y aunque estos son aspectos importantes en el proceso, la realidad es que la mayoría de las veces se refieren a alguna iniciativa que aún carece de estructura, objetivos claros y un plan de acción viable, elementos característicos de un proyecto y que son clave para convertir las ideas en resultados tangibles.

Por ejemplo: Imagina que estamos construyendo una casa (y así de paso recuerdo mis días en la facultad de arquitectura). Tenemos el terreno, la idea de cómo queremos que se vea, los planos, los materiales y trabajadores listos para construir. Pero, ¿Qué pasaría si nadie sabe cuando empezar, donde están los planos, a quien le corresponde tal tarea, o cuál debe ser el progreso diario necesario? Probablemente, terminaremos con un gasto superior al presupuesto, varias multas, muchas discusiones internas y una casa sin acabar. Un proyecto es exactamente eso: la estructura que evita el caos y convierte el "queremos construir una casa" en "tenemos una nueva casa y es justo como la soñamos".

¿Lo has notado? Contrario a la creencia popular, un proyecto no es simplemente una idea y claro que es mucho más que intenciones escritas de forma pomposa en un documento o presentación powerpoint. De acuerdo al Project Management Institute (PMI), un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. Lo que significa que tiene un inicio y un fin definidos, y que es algo específico que obedece a las particularidades de un caso determinado; ya sea resolver un problema o aprovechar una oportunidad.

Basándome en mi experiencia profesional; Son muchos los elementos que componen un proyecto y pueden variar de acuerdo a las características propias del caso, el sector e incluso la forma de trabajo de los equipos. Pero en términos generales podemos hablar de tres pilares fundamentales típicamente asociados a un proyecto exitoso:

1. Tener un objetivo claro: Saber exactamente qué se quiere lograr.

2. Contar con un plan estructurado: Definir cómo se alcanzará ese objetivo, con tareas, plazos y recursos asignados.

3. Tener una forma de medir el progreso: Establecer indicadores que permitan evaluar si se está avanzando correctamente.

Si todavía no te queda muy claro, imagina que quieres realizar un viaje a un lugar distante, digamos China. Si solo dices "quiero viajar a otro país", no podrás tener información certera de los costos reales y si no investigas fechas, hospedaje o vuelos, tu deseo se quedará en el aire. En cambio, si defines cuándo y a donde quieres viajar, sabrás cuánto necesitas ahorrar y para que fechas debes comprar tus boletos y hacer las reservaciones del hotel, entonces tienes un plan real y tu deseo de conocer la muralla china se vuelve algo posible.

En un proyecto la dinámica es similar: necesitan un destino claro, una ruta definida y una forma de saber que estas haciendo lo necesario para que el viaje suceda. Sin estos elementos mínimos, lo que llamamos "proyecto" no existe y en cambio tu iniciativa puede convertirse en un caos de actividades sin dirección, donde el tiempo y los recursos se desperdician hasta ponerte en una situación critica.

Muchas organizaciones y emprendimientos fracasan porque sus fundadores o lideres nunca estructuran sus iniciativas como proyectos reales. Por lo que entender que es un proyecto y como gestionarlo es un paso de suma importancia.

La buena noticia es que con la guía adecuada líderes de organizaciones y emprendedores pueden desarrollar estrategias efectivas que consiguen resultados deseables, acortan la curva de aprendizaje y reducen significativamente el riesgo de fracaso de sus organizaciones o emprendimientos.

No dejes que tus ideas se queden en papel. Lleva tus iniciativas al siguiente nivel uniéndote a mi lista de contactos y descubriendo más temas interesantes en mis próximas publicaciones, o bien contactándome hoy para construir juntos tu próximo proyecto exitoso.